为了实现****项目管理信息化，****服务合同应该如何签署？哪些信息化字段必须在合同中明确才能满足内部管理的基本要求？本文讨论的前提是****服务企业已经或拟使用至少*个信息化系统：合同系统、财务系统及****项目管理系统，这*个系统的数据应当相互关联且能够互相验证，以确保内部数据的*致性。在满足上述前提后，本文将逐*罗列笔者认为的****项目管理系统的必要字段，读者可根据所在企业的内部管理实际情况进行增减。

合同编码

《（前期）****服务合同》的编码应当是唯*的，且与****服务项目的编码应当是**对应的。在《****服务合同》换签之后，新的合同生成新的合同编码，与原项目编码进行重新匹配。这样就可以避免*个****服务项目出现多份合同、搞不清楚各合同是否在有效期内，以及各合同和项目之间到底是什么关系等问题出现。

合同名称

合同名称是*个看起来比较随意，但对于后续公司管理中认定“在管项目”却是非常重要的因素。合同名称*般包括项目名称+服务内容。在笔者参与****服务企业上市的过程中，部分项目提供的并非全委（指全部服务项目的委托）的****服务，而是包含了保洁、安保等专项的综合服务，此时若服务项目对应的合同名称为《××工厂****服务合同》，则被认定为****服务在管项目，不容易引起争议，也更容易被上市中介机构特别是验证机构认可。

反之，在商写、工业厂房、工业园等非住宅项目中，如果*个项目签订了多份专项服务合同，比如《××工厂保洁专项》、《××工厂安保专项》、《××工厂客服专项》，虽然本质上可能是****服务，但这种情况下很有可能不被认定为****服务。除非****服务企业能够整合本项目的多份专项合同，并证明本公司是该****红线范围内所有专项服务的提供者，即本质上担任了“****服务企业”的角色，才能争取将在该服务区域提供的服务被实质上认定为“****服务”，从而增加本公司“****服务在管项目”的数量、面积以及收入。

所以，能叫《****服务合同》的项目合同应尽量以此命名，而不是命名为《××专项服务合同》；哪怕不是全委，也要争取本公司成为****服务区域内的主要服务提供者，从而做大自身的规模。

合同主体名称及必要信息

*份合同必不可少的就是签约主体的信息，包括名称、法定代表人、统*社会信用代码、地址等。对于开发商项目，甲方*般为开发商（即建设单位），签署的合同多为《前期****服务合同》。对于业委会项目，甲方则为“××小区业主大会”或“××小区第*届业主委员会”，签署的合同则为《****服务合同》。需要注意的是，*般业主大会和业主委员会是没有统*社会信用代码的，仅需要明确地址是****项目所在地址即可，负责人则*般是业委会主任。

****服务企业信息化的过程中，甲方的信息非常重要。对于大客户（每年贡献营业收入较多的）可制订专属服务进行维护，同时针对大客户的催收也应做到“因人而异”，从而提升催收效率，甚至可以结合内部的信息化系统判断大客户的资信状况以及是否需要进*步的合作。

****服务项目名称及业态类型

《（前期）****服务合同》中的****服务项目的名称最好和房管局/住建局的备案名称保持*致。实践中很多****服务项目的备案名称和合同中的项目名称并不*致，甚至和房屋出售后实际交付时的名称也不*致。如果遇到这种情况，就需要考虑在信息化管理过程中加入名称备注，以免造成项目的混淆。

同时，虽然合同中不*定会明确****项目的所在省、市，但****服务企业的信息化管理系统最好能加入省和市的区域信息，避免出现同*房地产开发公司在全国各地使用同*或同系列小区名称，导致****服务企业内部管理时项目名称出现混同的情况。

除了名称外，还有*个重要的信息就是****服务项目的业态类型。项目的业态是内部管理时的*个核心分类，业态不仅涉及人员配置和成本测算，后续在财务测算时还和单位面积的利润有关。如果在合同或者信息化系统内没有明确的业态分类，那后续完成针对不同业态的经营复盘将非常困难。同时，若有足够的数据信息支持，针对不同的****服务项目业态，在发展到足够规模的时候，可以考虑独立成*个业务单元。

■ ****公司常常对某****项目仅提供*种或几种特定的单项服务

****服务项目地址及*至范围

****服务项目的地址及*至也是*个看起来不太重要，但是*旦发生争议又必不可少的内容。实践中有大量的《（前期）****服务合同》对项目的*至或者合围区域没有任何约定，导致在确定项目管理边界时模糊不清。同时，了解每个项目的地址及*至，也能清晰地了解到各项目（项目群）的距离，在管理上可以互相协作，在发生突发事件时也能够快速的响应支援。

理论上来说，项目的地址和*至与项目开发备案、****招标文件的内容应该保持*致，而实践中其实存在大量*至不清，管理范围不明确的情况。最常见的就是多期开发的项目，明明是*个甚至多个地块，也是分别招投标，按理来说应该属于多个****服务项目，然而****服务企业为了方便管理直接合并成*个****服务项目，等召开业主大会的时候才发现备案范围和合同范围不*致，不得不变更****服务项目的备案区域，合并或者分拆****管理区域（****服务的范围在上期文章中已经详细讲述，本文不再赘述）。

****项目的建筑面积及收费面积

从****服务企业内部管理的角度来说，最重要的数据就包括合约面积和在管面积（本质上都是****服务企业的收费面积，即服务面积）；合约面积是未来拟交付的面积及在管面积之和，在管面积则是****服务企业已经进场管理的服务面积。

但是，从《（前期）****服务合同》签署的角度来说，****项目的建筑面积分为*大类，*类是占地面积/建筑总面积，还有*类为收费的建筑面积既服务面积（如高层面积、别墅面积、洋房面积、幼儿园面积等）。很多****服务企业在前期招投标的时候其实并无法确定最终的建筑面积以及收费面积，只能依据规划图纸预估面积。因此，在****项目信息化过程中，需要对部分字段开放后续补正的权限，在项目进场前进行承接查验时便需核对这些待校准的数据。

■ ****服务合同中载明项目地址及*至边界有助于减少争议

****服务费收费方式及收费单价

****服务费的收费方式可分为包干制和酬金制。收费方式不仅是****项目信息化的重要字段，更与****服务企业的财务系统紧密相关。不夸张地说，*份《（前期）****服务合同》可以没有面积、没有详细的服务内容和服务标准、没有准确的名称或者服务范围，但是必须得有收费方式和****费单价。只有明确了收费方式和收费单价，****服务企业才能合法合理地向业主收取****服务费用。*些信息化程度较高的****服务企业，在生成项目收费信息后可以直接关联催费系统，定期提醒业主交纳****费，不仅能够节省大量的财务人力，还能提高收费效率，给公司带来良好的现金流。

****服务企业的选聘方式

****服务企业的选聘方式并非信息化过程中的必选字段，因为现行的法律法规对必须招投标的****服务业态已经有明确的规定，即便内部没有记录，也会有外部的招投标或者协议选聘的书面记录。比如，****服务合同备案书就能侧面印证****服务项目获取的合法性。但是，在****服务企业信息化管理的过程中，是否合法地获取****项目是****服务企业合规管理的重要内容。如果获取方式有瑕疵，很有可能导致项目半路丟盘。笔者建议，尽量通过书面形式明确项目选聘的方式，比如公开招投标、****，若当地允许业委会通过直接委托的方式选聘****服务企业，也可以在合同中明确。

****服务期限

《（前期）****服务合同》中约定的服务期限需要明确*点内容，*是****服务企业的入场时间，*是****服务合同的到期时间。其中，****服务企业入场的时间即开始收取****费的时间，也是合约项目转为在管项目的重要节点。而到期时间则决定了《（前期）****服务合同》中管理权的稳定性，因为合同到期后将转为不定期****服务合同，业主随时可以提前*个月终止该合同。****服务企业对于已到期的不定期****项目应加强管理，更加注重不定期项目的满意度评价，防止“被迫离场”的被动局面发生。

公共资源经营授权及分成

****服务项目的公共资源管理权来源于哪里？最简单的方式便是在《（前期）****服务合同》中由甲方进行公共资源管理或经营的授权，避免后续需要另行召开业主大会会议单独委托****服务企业管理小区公共资源。

解决完****服务企业能不能管理公共资源的问题后，就是经营公共资源产生的收益如何分成？按法律规定，****服务企业可以提取“合理”成本，*般行业内的标准是**%的收入作为成本较为合理。若超出此比例则需考虑当地行业惯例及法院的判例，避免后期被业主要求返还公共收益。

****项目信息化的过程中，和财务系统关联最紧密的便是****服务收费单价、公共资源收益以及公区水电能耗分摊的相关约定，而从收入端来说，公共资源收益绝对是不可忽视的财务指标，也是****服务企业第*增长曲线战略实施的重要参考数据。

除了上述*项信息化字段，《（前期）****服务合同》中重要的条款还有很多，但是本文中笔者仅结合****服务企业信息化对《（前期）****服务合同》进行简要的分析。如何签署*份便于提取数据的《（前期）****服务合同》，如何有效抓取合同中的核心字段，如何利用信息化进行****项目运营及财务数据分析并有效支持公司战略决策，这些都是****服务企业在发展过程中需要解决的问题。罗马不是*天建成的，而信息化也不是*蹴而就的。****服务企业在提升自己科技能力的过程中需要多方合力，将市场、运营、人力、法律、财务等多维度结合起来进行综合考量，才能帮助企业更快、更好、更准的获取经营数据，反哺企业的各项经营决策。

原文发表于《现代****》下旬刊****年**期/总第***期