****市****区民政局

婚姻档案整理****采购邀请函

按照《婚姻登记档案管理办法》及《****市民政局关于加强婚姻登记历史档案数据补录工作的通知》〔渝民〕****）***号）要求，****区民政局对****年至****年度市局****整理进行****采购，欢迎有资质及供货能力的商家参加报价。

*、采购内容： 婚姻档案整理采购。****年至****年度市局****进行纸质档案整理及数字化，合计约*****件。

*、采购项目要求 ： 本项目最高单价限价为*元/份。项目技术要求如下：

（*）总体要求：

*. 完成****区民政局****年至****年度市局****进行数字化及档案信息录入采集、纸质档案整理；整理质量达到婚姻档案移交区档案馆入馆要求。

*.实施项目所需的设备、档案盒和耗材均由中标人提供。

*.项目实施遵循标准：《纸质档案数字化规范》**/* **-****；；《档案著录规则》**/***-****；《****市归档文件整理规则》（渝档发〔****〕*号）；《****市纸质档案数字化实施细则》（渝档发〔****〕*号）；《****市档案数字化副本移交与接收办法》（渝档发〔****〕*号）；《婚姻登记档案管理办法》。

（*）技术要求细则：

*：档案整理要求

*、中标人负责整个项目档案的调卷、保管、归还工作。调卷人和采购人的指定人员*起，到档案库房，根据清单，提取相应的案卷。双方在《档案数字化加工出入库登记交接表》上登记、签字。

*、调卷时以“全宗号/年度/目录号/案卷号”为单位调卷，即*个“全宗号/年度/目录号/案卷号”的档案*次性批量调出，*次可以调取*个全宗内的*个或多个目录号的档案。

*、遵守采购人的档案管理制度，进入档案室要换上专用拖鞋，或穿上鞋套，确保档案室清洁卫生；不得随意翻阅其他档案。妥善保存档案，确保档案安全。

*、档案拆卷、核对要求

（*）以卷为单位装订的档案拆解成以张为单位的档案后进行扫描。

（*）在拆解档案时不能人为造成档案原件的损坏，在拆解档案有可能损坏原件时，不可强拆档案，以保证档案最大限度扫描信息幅面为准。

（*）为保障拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错，对于没有编页码的档案要求先编码后拆档。

（*）案卷内（或归档年度内）文件与文件之间的顺序，可基本保持原有顺序不变。文件内页与页之间的顺序，要仔细核对原件的页序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。

（*）卷内文件按次序从*开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。图、文混排的案卷，每张图纸视同*页文件编制页号。

（*）案卷内页号编制在文件正面的右上角，背面的左上角。

（*）*般采用编码机编制页号。

*、目录装订要求

（*）打印和移交档案文档，放在档案目录前面*起装订。

（*）以单个目录号编制目录夹。目录夹封面及目录盒脊背标签要打印清晰美观、项目填制完整准确、粘贴端正结实。

*、档案装订要求

（*）对于原卷内未装订的档案根据单件档案的厚薄选择不锈钢钉和*孔*线的装订方式。

（*）装订不压字、不掉页。

（*）拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐；装订后由我局相关人员负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求*次性完成装订。

（*）按照《婚姻档案管理办法》和****区档案馆档案入馆要求填写归档章、档案盒、备考表、编制页码、打印卷内目录等。

*：数据录入要求

此次招标工作的数据录入，主要是依据此次加工婚姻登记档案按照档案管理系统分类配置和民政局要求进行条目数据的录入，所录入的数据格式必须符合有关规范要求。

录入字段如下：案卷号，结（离）婚字号，夫妻双方姓名及身份证号，件页数等关键字段。

*:文件扫描要求

*、此次加工婚姻登记档案均为全扫，扫描内容包括：婚姻登记声明书、婚姻登记审查处理表、双方身份证复印件、户口登记薄复印件、相关证明材料等婚姻登记全部材料。

*、需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行适当的页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先处理，以保证原档信息完整为前提。

*、档案有纸张老化和字迹蜕变现象，只能采用平板扫描仪逐页逐张彩色扫描。

*、采用连续色调图像扫描。连续色调静态图像采用***格式存储。对幅面超过**的大幅面档案文件应采用工程扫描仪，实现档案的*次成像原理。

*、采用**位真彩模式进行扫描，扫描分辨率大于******，对于字体较小，字迹模糊的档案，可适当提高扫描分辨率。带插图的采用高分辨率彩色扫描技术将插图与文字*起扫描，保证档案的历史面貌。

*、图像文件按照档号规则命名文件后缀为***，扫描时应逐级建立文件夹，形成的图像文件按其归属存入相应的文件夹内。

*：图像处理要求

*、图像处理后保证图像信息与原档案内容完全*致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

*、每页影像左右端正度控制在*.*度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的*部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲现象，需保证正文能看清楚。

*、在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

*、保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不*致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

*：图像挂接要求

*、将经过质量检测后的数字化图像文件（***格式文件，压缩品质采用中级，同时将图像转换为*套***格式）对照数据库中的目录数据，通过批量挂接，或通过逐份导入的方式导入到****区档案馆档案管理系统和区民政局婚姻登记档案查询系统中。

*、建立目录数据与图像文件的关联后，中标人应按***%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。

*:数据备份要求

供应商提供*套备份数据，***格式文件*套，***格式文件*套，建立相应的图像文件数据库，并挂接到档案管理系统上。

*：档案归还要求

中标人还卷人和区民政局的有关人员*起，对拟归还的档案逐卷或逐件清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对。清点结束，双方在《档案数字化加工出入库登记交接表》上登记、签字确认。

*：数字化流程要求

*、在数字化加工过程中，需全程使用专业的数字化加工流程管理软件进行全过程管理监控；数字化流程至少应包括：出库、查卷、整理、条目著录、扫描、图像处理、质检、装订、数据备份、挂接、移交、入库等。

*、形成相应的员工操作记录，控制员工操作中的每*步，系统自动生成数据记录操作过程，随时检查任何工序的质量及完成情况，确保*次性达到成品质量要求。

*：数据安全要求

需要提供对关键数据影像的安全技术措施,采用技术手段对设备端口进行控制，对加工数据进行加密，实现档案数据拿不走、非法拷贝打不开，待移交正式成品数据时再进行解密，以实现事先防范。配合场地安全控制、设备安全控制、管理制度安全控制和人员安全控制手段，确保数字化加工过程中数据的安全。

*：数据验收要求

*、以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据和已整理的纸质档案，包括目录数据库、图像文件及数据挂接、档案整理的总体质量。

*、*个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于*%。

*、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之*出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；出现档案整理有遗漏、档案盒书写不规范、页码编制不完整、卷内目录打印不全等情况，抽检标记为“不合格”。

*、*个全宗的档案，数字化转换质量抽检与档案整理抽检的合格率达到**%以上（含**%）时，给予以验收“通过”。

*、合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×***%

*、验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

*、未明确的项目相关技术要求按照总体要求第*项执行

*、报价人资格条件

合格的报价人（供应商）应符合****法第***条规定的基本资格条件：

（*）基本资格条件

*、具有独立承担民事责任的能力；

*、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

*、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

*、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

*、参加****活动前*年内，在经营活动中没有重大违法记录；

*、法律、行政法规规定的其他条件。

以上要求报价人需提供的证明文件有：合法年检合格的工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证（报价文件中提供复印件，加盖单位公章）。

注：报价人按“*证合*”登记制度办理营业执照的，组织机构代码证以报价人所提供的营业执照（副本）复印件为准。

（*）本项目不接受联合体报价。

*、资料报送接收

****年*月*日上午*点。报价文件需由报价商家法人或法人授权代表到****市****区民政局*会议室（****区市民服务中心*楼）现场投递报价文件。

*、报送资料

报价文件*式*份，正本*份，副本*份。副本可为正本的复印件，必须与正本*致，如出现不*致情况以正本为准。报价文件正本必须加盖骑缝章，****文件提供的报价文件格式中规定签字、盖章的地方必须按其规定签字、盖章。报价文件应装订成册，标注正本、副本，并用信封分别密封。

报价人提交的报价文件由以下部分和报价人所作的*切有效补充、修改和承诺等文件组成。它包括：

（*）经济文件

（*）资格文件

（*）商务文件

（*）技术文件

（*）其他

报价人应按本文件提供的“报价文件格式要求”规定的目录顺序组织编写和装订，同时编制完整的页码和目录，装订成册。报价人也可在基本格式基础上对表格进行扩展。未规定格式的由报价人自定格式。

*、报价需知

*、 报价为不能更改的闭口价。本项目报价时只报单价。 报价包含：设备投入及设备运输费、档案盒费、人工费、管理费、税费等费用，即“交钥匙工程”，从合同签订实施日到项目完成，购买方不再支付其它任何费用。报价书请用黑色笔填写或打印，并须填写售后服务承诺等内容列表。

*、本****表为各供应商最终报价单，应在规定的时间送达。

*、在与被确定为成交的供应商订立采购合同时，本单位有权对各项目具体数量可据要求适量增减。

*、填写内容不得有涂改,大小写金额须*致。

*、报送资料不全或不符合相关要求的将被拒绝。

*、如供应商向本单位报价，则视为同意本项目相关约定。

*、成交供应商确定办法

*、本项目采用最低评标价法进行评标。最低评标价法，是指以价格为主要因素确定中标候选人的评标方法，即在全部满足****文件实质性要求前提下，依据统*的价格要素评定最低报价，以提出经评审的最低报价的报价人作为中标候选人或者中标人的评标方法。

*、评标工作由采购单位****小组负责。****小组推举其中*位评审担任评审组长，并由评审组长牵头组织该项目评审工作。

*、比较与评价。按文件中规定的评标方法和标准，对资格性检查和符合性检查合格的报价文件进行商务和技术评估。

*、对技术参数的偏离：

*.*****文件中所有技术参数（条款），低于****文件要求的为负偏离；有*项及以上负偏离的投标报价人，将失去成为中标候选人的资格；

*、对商务条款的偏离：

报价有效期、实施时间、质量保证期等商务条款不能满足****文件要求的报价人将失去成为中标候选人的资格。

*、中标候选人的确定：

*.*本项目排名第*的报价人为第*中标候选人；

*.*中标候选人的顺序按评审价由低到高顺序排列，评审价相同的，按报价由高到低的顺序排列；

*.*评审价相同，报价相同的，按技术参数（条款）的优劣顺序排列；

*.*评审价相同，报价相同，技术参数（条款）也相同的，按商务条款的优劣顺序排列。

评标委员会认为，排在前面的中标候选人的最低竞标价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响商品质量和不能诚信履约的，将要求其在规定的期限内提供书面文件予以解释说明，并提交相关证明材料；否则，评标委员会可以取消该报价人的中标候选资格，按顺序由排在后面的中标候选人递补，以此类推。

*、交货日期：合同签订后*个月内实施完成。

*、实施地点：****市****区民政局。

*、项目质量保证及验收

（*）质量保证：该项目质量保证期*年，属于国家规定“*包”范围的，其质量保证期不得低于“*包”规定。报价人的质量保证期承诺优于国家“*包”规定的，按供应商实际承诺执行。

（*）验收按技术条款要求中的验收标准进行。

**、采购资金支付方式

*、项目完工结算时以实际加工数量乘以中标单价据实结算。

*、项目验收后**日内付清工程款。

**、联系方式：

经办人：****，联系电话：********。

****市****区民政局

****年*月**日

*、经济文件

（*）开标*览表

（*）分项报价明细表

*、资格文件

（*）营业执照副本复印件

（*）税务登记证副本复印件

（*）组织机构代码证复印件

（*）法定代表人身份证明书（格式）

（*）法定代表人授权委托书（格式）

（*）诚信声明

说明：供应商按“*证合*”登记制度办理营业执照的，组织机构代码证和税务登记证以供应商所提供的法人营业执照（副本）复印件为准

*、商务文件

（*）报价函（格式）

（*）报价人基本情况介绍及商务承诺

*、技术文件

（*）项目实施方案

*、其他

（*）其他资料

（*）开标*览表

采购项目名称：

报价人： 法定代表人或授权代表：

（报价人公章） （签字或盖章）

年 月 日

说明：

*、开标*览表按格式填列；

*、开标*览表在开标大会上当众宣读，务必填写清楚，准确无误。

（*）分项报价明细表

采购项目名称：

报价人： 法定代表人或授权代表：

（报价人公章） （签字或盖章）

年 月 日

注：

*、请报价人完整填写本表，没有填写或填列不完整的按无分项报价明细处理；

*、计价单位以“元”计，无此项费用以“*”填写；

*、该表可扩展，并逐页签字、盖章。

（*）营业执照副本复印件

（*）税务登记证副本复印件

（*）组织机构代码证复印件

（*）法定代表人身份证明书（格式）

采购项目名称：

致： （采购代理机构名称）：

（法定代表人姓名）在 （报价人名称）任 （职务名称）职务，是（报价人名称） 的法定代表人。

特此证明。

（报价人公章）

年 月 日

（附：法定代表人身份证复印件）

（*）法定代表人授权委托书（格式）

采购项目名称：

致： （采购代理机构名称）：

（报价人法定代表人名称）是 （报价人名称）的法定代表人，特授权 （被授权人姓名及身份证代码）代表我单位全权办理上述项目的报价、谈判、签约等具体工作，并签署全部有关文件、协议及合同。

我单位对被授权人的签名负全部责任。

在撤消授权的书面通知以前，本授权书*直有效。被授权人在授权书有效期内签署的所有文件不因授权的撤消而失效。

被授权人签名： 报价人法定代表人签名：

（附：被授权人身份证复印件）

（报价人公章）

年 月 日

(*) 诚信声明

采购项目名称：

致： （采购代理机构名称）：

（报价人名称）郑重声明，我公司具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在合同签订前后随时愿意提供相关证明材料；我公司还同时声明参加本项目采购活动前*年内无重大违法活动记录，符合《****法》规定的供应商资格条件。我方对以上声明负全部法律责任。

特此声明。

（报价人公章）

年 月 日

（*）报价函（格式）

采购项目名称：

致： （采购单位名称）：

（报价人名称）系中华人民共和国合法企业，注册地址： 。我方就参加本次报价有关事项郑重声明如下：

*、我方完全理解并接受该项目****文件所有要求。

*、我方提交的所有报价文件、资料都是准确和真实的，如有虚假或隐瞒，我方愿意承担*切法律责任。

*、我方承诺按照****文件要求，提供采购项目的技术服务。

*、我方按****文件要求提交的报价文件为：报价文件正本*份，副本 份。

*、我方承诺：本次报价的报价有效期为**天。

*、我方报价为闭口价。即在报价有效期和合同有效期内，该报价固定不变。

*、如果我方中标，我方将履行****文件中规定的各项要求以及我方报价文件的各项承诺，按《****法》、《合同法》及合同约定条款承担我方责任。

*、我方理解，最低报价不是中标的唯*条件。

*、我方同意按有关规定及****文件要求，缴纳足额保证金。

（报价人公章）

年 月 日

（*）报价人基本情况介绍及商务承诺

*、报价人基本情况

（供应商公章）

年 月 日

*、商务部分（包括但不限于）：

*.*质保期；

*.*售后服务能力情况；

*.*业绩。

*、技术文件

（*）项目实施方案

*、其他

（*）其他与项目有关的资料（自附）